Komplexe Behördensprache verhindert das einfache und korrekte Ausfüllen der Einkommensteuererklärung – rund 15 Millionen Menschen sind betroffen. Der Experte für verständliche Sprache COMLEXIS fordert eine Vereinfachung der Formulare.
Düsseldorf, den 22.04.2026 – Noch 100 Tage bleiben Steuerpflichtigen, um ihre Einkommensteuererklärung für 2025 abzugeben. Doch statt Routine bedeutet der jährliche Pflichttermin für viele vor allem eines: mühsames Entziffern komplizierter Formulare und Anleitungen.
Die Abgabefrist für Pflichtveranlagte, die ihre Steuererklärung selbst erstellen, endet am 31. Juli 2026. Wer steuerliche Beratung in Anspruch nimmt, hat bis zum 1. März 2027 Zeit.
Trotz der großen Bedeutung ist die Sprache der Steuerunterlagen für viele Bürgerinnen und Bürger nach wie vor schwer verständlich. Lange Sätze, Fachbegriffe und verschachtelte Formulierungen erschweren das Ausfüllen erheblich. „Entscheidend ist, dass Menschen verstehen, was sie eintragen sollen und was für ihren Fall gilt“, so die Expertin für verständliche Sprache Dr. Andrea Haarmann von COMLEXIS.
Dabei betrifft das Thema Millionen: Nach Angaben des Statistischen Bundesamtes wurden zuletzt rund 14,9 Millionen Menschen zur Einkommensteuer veranlagt. Die meisten erhielten eine Rückerstattung – im Schnitt 1.172 Euro. Rund 1,8 Millionen mussten hingegen nachzahlen.
Unverständliche Formulare verursachen nicht nur Frust, sondern auch zusätzlichen Aufwand. Angaben des Bundesfinanzministeriums zufolge benötigen private Haushalte im Schnitt mehr als neun Stunden für ihre Steuererklärung. Dabei begünstige die Komplexität mehr Rückfragen, Beratungsbedarf und Fehler.
Besonders kritisch ist dies vor dem Hintergrund, dass etwa 20 Prozent der Erwachsenen in Deutschland nur über geringe Lese- und Schreibkompetenzen verfügen. Komplexe Verwaltungssprache kann damit viele Menschen faktisch ausschließen.
Zwar gibt es erste Ansätze zur Verbesserung, etwa verständlichere Inhalte im Online-Portal „Mein ELSTER“ oder das Projekt „Bürgernahe Sprache in der Finanzverwaltung“. In der Steuererklärung selbst schlägt sich das bislang jedoch kaum nieder.
„Entscheidend ist, dass die Sprache der Formulare selbst verständlich wird. Wenn der Staat korrekte Angaben verlangt, muss er auch selbst klar und verständlich kommunizieren. Verständlichkeit ist keine Kür, sondern Voraussetzung für Akzeptanz und Rechtssicherheit”, so Dr. Andrea Haarmann.
In ihrer Tätigkeit überarbeitet die Expertin für verständliche Sprache regelmäßig komplexe Fachtexte – auch aus dem Verwaltungsbereich. Ihre Erfahrung zeigt, dass sich die meisten Texte durch ein paar wenige grundlegende Regeln deutlich verständlicher gestalten lassen:
- Hauptinformationen gehören in Hauptsätze. Schachtelsätze verhindern das Verständnis.
- Fachbegriffe dürfen verwendet werden, aber nicht ohne kurze Einordnung.
- Formulare sollten dialogischer aufgebaut sein und nach Lebenslagen fragen, statt ausschließlich nach Kategorien des Verwaltungsdenkens.
Wie diese Grundregeln konkret umgesetzt werden können, zeigt ein Blick in die amtlichen Steuerunterlagen. Viele der dort verwendeten Formulierungen lassen sich durch die Anwendung dieser drei Prinzipien deutlich klarer ausdrücken:
1) Anleitung zur Anlage N
Originalwortlaut: „Fehlt die dauerhafte Zuordnung oder ist sie nicht eindeutig, ist die erste Tätigkeitsstätte die betriebliche Einrichtung, an der Sie typischerweise arbeitstäglich oder je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder mindestens ein Drittel Ihrer vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit dauerhaft tätig werden sollen.“
Wo er auftaucht: Seite 3, Abschnitt „Erste Tätigkeitsstätte“
Wie man es verständlicher formulieren könnte: Ihr Arbeitgeber weist Ihnen normalerweise einen festen Arbeitsort zu, zum Beispiel ein Büro oder eine Filiale. In manchen Berufen ist das nicht der Fall, etwa wenn Sie an wechselnden Orten arbeiten. In diesem Fall müssen Sie angeben, wo Ihre erste Tätigkeitsstätte liegt. Das ist der Ort, an dem Sie regelmäßig arbeiten. Regelmäßig bedeutet: Sie arbeiten dort täglich, an mindestens zwei vollen Tagen pro Woche oder mindestens ein Drittel Ihrer Arbeitszeit.
2) Anleitung zur Anlage N
Originalwortlaut: „Ein weiträumiges Tätigkeitsgebiet liegt vor, wenn Sie Ihre vertraglich vereinbarte Arbeitsleistung auf einer festgelegten Fläche und nicht innerhalb einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder bei einem vom Arbeitgeber bestimmten Dritten ausüben sollen.“
Wo er auftaucht: Seite 4, Abschnitt „Weiträumiges Tätigkeitsgebiet“
Wie man es verständlicher formulieren könnte:Manche Beschäftigte arbeiten nicht an einem festen Ort, sondern in einem größeren Gebiet, zum Beispiel im Außendienst, auf Baustellen oder in der Forstwirtschaft. Wenn Sie in einem solchen Gebiet tätig sind und keinen festen Arbeitsplatz haben, ist das ein „weiträumiges Tätigkeitsgebiet“.
Das bedeutet für Sie: Sie arbeiten auf einer festgelegten Fläche, aber nicht an einem einzelnen festen Arbeitsort wie in einem Büro oder Betrieb.
3) Anleitung zur Anlage N
Originalwortlaut: „Ihr Finanzamt berücksichtigt die Tagespauschale auch für Tage, an denen Sie sowohl in der häuslichen Wohnung tätig geworden sind als auch Ihre erste Tätigkeitsstätte aufgesucht haben, wenn Ihnen für die Tätigkeit dauerhaft kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung stand.“
Wo er auftaucht: Seite 6, Zeile 58 und 59 „Tagespauschale (bei beruflicher Tätigkeit im Homeoffice)“
Wie man es verständlicher formulieren könnte: Sie können die Homeoffice-Pauschale grundsätzlich für Tage nutzen, an denen Sie von zu Hause aus gearbeitet haben. Das gilt auch, wenn Sie an einem Tag teilweise zu Hause und teilweise im Büro gearbeitet haben. Voraussetzung ist: Ihnen stand dauerhaft kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, zum Beispiel kein fester Schreibtisch im Büro.
Zum Schluss warnt Haarmann davor, die Lösung allein in technischen Hilfsmitteln zu suchen. Künstliche Intelligenz wie ChatGPT könne Bürgerinnen und Bürgern beim Ausfüllen ihrer Lohnsteuererklärung zwar dabei helfen, komplexe Texte in einfachere Sprache zu übertragen. Verlässlich sei das jedoch nicht immer. Systeme könnten Inhalte verkürzen, falsch wiedergeben oder zusätzliche Informationen ergänzen, die so nicht im Original stehen. Gerade bei sensiblen Themen wie der Steuererklärung bleibe daher entscheidend, dass verständliche Sprache von Anfang an korrekt und fachlich präzise formuliert wird.
Über COMLEXIS
COMLEXIS lektoriert und optimiert Texte – von Rechtschreibung, Grammatik und Zeichensetzung über Stil und Verständlichkeit bis zur konsequenten Einhaltung der jeweiligen Kundenterminologie. So entstehen prägnante, fehlerfreie und zielgruppengerechte Texte, auch mehrsprachig und stets mit Blick auf kulturelle Besonderheiten. COMLEXIS verbindet die Expertise erfahrener Sprachprofis mit der Effizienz künstlicher Intelligenz. Das Leistungsspektrum beginnt beim Lektorat; darauf aufbauend bietet COMLEXIS Übersetzungen und Lokalisierungen sowie die Übertragung in Leichte und Einfache Sprache. Zu den langjährigen Kunden zählen große Banken und Versicherungen, renommierte Werbeagenturen, Behörden, Ministerien und andere öffentliche Einrichtungen sowie zahlreiche Industrieunternehmen. Mehr unter: www.comlexis.de
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